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1、灵活选择沟通的方式

有效沟通市联络感情的基础,而根据沟通的对象以及实际的情况灵活地选择沟通的方式,则是有效沟通的前提,依据现实情况可以选择或组合的沟通方式有以下5类:

(1)正式沟通与非正式沟通:A:正式沟通代表企业的意愿,比较慎重和程式化,适用于传达精神、布置任务、设定目标、征集意见等具有严格程序的企业活动。B:非正式沟通代表员工个人的想法,比较灵活随便,通常应用于直接上级于下属或者同级员工之间。

(2)上行、下行沟通及平行沟通。这是依据沟通的流动方向进行划分的。下行沟通是其中管理者接触频繁、也应用多的一种,给员工传递政策、目标、制度或者方法时都会涉及到。

(3)书面沟通和口头沟通:A、书面沟通非常正式、并利于持久保存,要求文字表述恰当,能够使员工准确理解,而且在一定程度上避免了信息的遗失和曲解。B、口头沟通相比之下显得更加亲切、易于被员工接受,并可以很快获得员工的相关反馈和意见,但也正是由于弹性较大的原因,普遍存在事后查证困难的问题。

(4)讨论式沟通和汇总式沟通:A、讨论式沟通一般使用于团队组织对某一问题进行决议的时候,体现了内部的民主,容易激发员工的参与热情和主人翁意识。B、汇总式沟通通常在严密的组织中使用,遵循层级区分的原则,是企业中实际操作较多的沟通方式。

(5)自由沟通。这是一种值得大力借鉴的沟通方式,非常有利于员工的畅所欲言,发自员工肺腑的真实的意见和建议通常是在这种沟通下表露出来的。


2、选择的沟通时机和环境

沟通时机和环境的选择对于沟通效果的好坏有着很大的影响,具体操作中可以从一下方面来把握

(1)沟通时间的选择:A、在工作进行中进行沟通,这有利于及时掌握员工的想法并进行指导和纠偏。B、在休息时间进行沟通,员工在休息中一般比较轻松,警惕和防备的思想相对减弱,因此往往能取得不错的效果,例如可以在体育活动中、公司聚会中或者闲聊中抓住机会进行沟通。C、在员工状态不好或者不太顺利时进行沟通,此时的沟通能够抚慰员工,消除他们工作中的烦恼,维持他们的自信心,这样的情形一般有员工面对大量工作任务的时候,员工感情脆弱的时候或者员工工作中出现失败或者失误的时候。

(2)沟通环境的选择:A、要取得好的沟通效果,往往需要与员工单独相处,这样可以很好地照顾到他们的隐私。B、沟通好选择在员工相对熟悉的环境中,比如在他们的办公间里、工作台边或者直接到他们家进行探访,这样不容易使他们产生不必要的紧张,保证沟通的顺利进行。C、保持沟通地点的随机性,刻意地确定沟通地点并提前通知会显得过于正式,气氛会比较拘谨,而且员工在沟通进行之前就会进行主观揣测、猜想甚至准备,不利于获得良好的沟通效果,应该尽可能地把握住所有的沟通机会,随机地选择地点环境,比如在下班回家的途中边走边聊、公休时在员工休息室里等。

3、选择恰当的沟通语言

语言是沟通交流的信息载体,选择恰当的沟通语言应注意以下方面的问题:

(1)语言要规范、严谨、准确,避免曲解和产生歧义,尤其是在正式沟通、讨论式沟通和汇总式沟通中更要符合这种要求。

(2)语言要充分体现对员工的尊重、关怀、充满人情味。

(3)沟通语言要简洁凝练,应该避免长篇累牍和絮絮叨叨、但在沟通敏感问题时还是需要采用迂回和旁敲侧击的技巧。

4、把握沟通时提问的技巧

无论选择怎么样的时机和环境,绝大多数沟通都是围绕着提出和回答各种问题来进行的,同样的内容提出的方式不同,得到的答案也会有差异。因此,把握提问的技巧是沟通的关键,以下是可供选择的提问方式:

(1)一般性问答方式,主要用于获取关于员工的普通信息或者对待问题一般的看法及观点。

(2)特定型问答方式,这可以获得员工针对某个沟通内容的具体意见和建议。

(3)抒情式提问方式,可以激发出员工真实的内心感受。

(4)调查式提问方式,可以引导员工逐步表达出自己的观点。

(5)探索以往态度的提问方式,这可以依据员工处理以往问题的行为模式来推测未来可能的反应。

(6)开放性问答方式,不提供有关主题的任何附加的信息,而是给员工提供表达真实想法的机会。

牢记要点

通过沟通搭建心灵桥梁时需要掌握的有:

1、灵活选择沟通的方式

2、选择的沟通时机和环境

3、选择恰当的沟通语言

把握沟通时提问的技巧

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